I 12 punti chiave dell’articolo: 

• cosa sono i workflow di automazione e perché è impossibile rinunciarvi; 
• due esempi di workflow di automazione per il B2B; 
• l’importanza di definire obiettivi ed esigenze per impostare workflow di automazione funzionali; 
• come selezionare i processi aziendali che necessitano di automazione tramite workflow; 
• come scegliere soluzioni software e piattaforme ottimali per impostare il tuo workflow di automazione; 
• come creare workflow ottimizzati col design modulare; 
• come mappare i workflow di automazione per identificare eventuali problematiche; 
• come integrare sistemi aziendali pre-esistenti nel workflow di automazione; 
• in che modo garantire la sicurezza dei dati nei workflow di automazione; 
• l’importanza di testare e ottimizzare il workflow di automazione per migliorarlo;
• come monitorare le performance del workflow di automazione;
• come valutare il rendimento dei workflow di automazione in termini di ROI. 

L'arte di progettare i workflow di automazione nel B2B 

Nel vasto panorama della trasformazione digitale, la progettazione di workflow di automazione emerge come uno dei pilastri su cui costruire una presenza B2B d'avanguardia. È un'arte sofisticata che si colloca all'intersezione tra tecnologia avanzata e intelligenza strategica. Possiamo immaginarla come la trama invisibile che intreccia ogni singolo filo dell'ecosistema B2B, dal marketing all'engagement cliente, trasformando operazioni frammentarie in sinfonie coordinate. E in un contesto B2B, in cui le sfide sono esponenzialmente complesse e gli stakeholder numerosi, un workflow ben orchestrato diventa imperativo. Non stiamo parlando di una semplice sequenza di azioni programmate, ma di un vero e proprio ecosistema digitalizzato che, quando accuratamente calibrato, è capace di interpretare e anticipare le mutevoli esigenze del mercato, fungendo da catalizzatore per la crescita, l'efficienza e l'innovazione. Scopriamo quindi come progettare workflow di automazione efficaci per le tue strategie B2B, passo dopo passo. 

Cosa sono i workflow di automazione e perché sono essenziali nell'era digitale 

I workflow di automazione sono sistemi strutturati di azioni e processi studiati per eseguire compiti specifici in maniera automatizzata, riducendo l'intervento umano e incrementando l'efficienza di ogni operazione. Ormai fondamentali nel B2B - dove l'efficacia, la scalabilità e la precisione sono valute preziose - sono alimentati da un insieme di regole e logiche ben definite, integrate in piattaforme o strumenti ad hoc, che guidano automaticamente un'azione o una serie di azioni come: la gestione dei lead, l’onboarding dei clienti, la fatturazione, l'elaborazione di dati, il management degli ordini eccetera. Oggi i workflow sono fondamentali perché il volume di dati da gestire cresce a un ritmo senza precedenti e le aspettative di risposta degli utenti sono sempre più elevate, quindi l'automazione diventa una risorsa imprescindibile. Nel B2B, in cui le transazioni e le interazioni coinvolgono molteplici stakeholder, i workflow di automazione garantiscono coerenza, riducono gli errori e assicurano un'esperienza cliente omogenea. 

Esempi di workflow di automazione strategici per il B2B 

Questi sono due esempi workflow di automazione strategici per il B2B:  

• Workflow per l'onboarding dei fornitori 

Gestisce il processo di accoglienza del cliente, dalla registrazione sulla piattaforma al primo utilizzo dei servizi/prodotti offerti, assicurando una transizione fluida tramite le seguenti fasi: 

Fase 1: Registrazione del fornitore sul portale aziendale; 

Fase 2: Verifica automatica dei dettagli forniti (es. verifica della Partita IVA); 

Fase 3: Invio di materiali informativi e formativi su policy aziendali e procedure operative; 

Fase 4: Configurazione e attivazione dell'accesso ai sistemi aziendali. 

• Workflow per la gestione delle lead 

Riduce gli errori umani e accelera i tempi di conversione, attraverso i seguenti passaggi: 

Fase 1: Raccolta delle lead da fonti diverse; 

Fase 2: Segmentazione automatica basata su criteri prestabiliti; 

Fase 3: Assegnazione della lead al responsabile vendite appropriato; 

Fase 4: Invio sequenziale di e-mail automatizzate per nutrire la lead e spingerla lungo il funnel di vendita. 

Definire gli obiettivi e le esigenze aziendali per worklflow di automazione ad hoc 

Un workflow di automazione ottimizzato deve rispondere efficacemente alle esigenze e agli obiettivi aziendali. Come identificarli, però? Questi i passaggi chiave: 

• Analisi interna: effettua un audit interno per comprendere le dinamiche operative dell'azienda. Puoi utilizzare strumenti come questionari o interviste rivolti ai reparti chiave; 
• Stabilire priorità: una volta raccolte queste informazioni, scopri quali aree necessitano di maggiore efficienza, così da stabilire quali processi beneficeranno maggiormente dall'automazione;
• Definizione degli obiettivi: traduci queste necessità in traguardi chiari e misurabili. Ad esempio, se il reparto vendite spende troppo tempo nella gestione dei lead, un obiettivo potrebbe essere quello di ridurre il tempo di gestione dei lead del 30% entro 6 mesi. 

Capire le necessità operative dell'azienda permette di identificare le aree in cui l'automazione può davvero fare la differenza, riducendo i tempi morti e aumentando la produttività. Con obiettivi ben delineati, ogni passaggio del workflow di automazione sarà intrinsecamente legato ai risultati attesi. 

Selezionare i processi aziendali da automatizzare con i workflow  

L'efficacia dei workflow di automazione è strettamente legata alla capacità di riconoscere i processi aziendali che ne trarranno il massimo beneficio. Ecco come riuscirvi: 

• Analisi della ripetitività: identifica le attività che si ripetono regolarmente e richiedono notevole impegno manuale; 
• Valutazione dell'uniformità: tieni traccia dei processi aziendali con regole e criteri specifici perché possono essere facilmente tradotti in algoritmi; 
• Complessità ed errore umano: elenca le attività in cui gli errori umani sono comuni e potenzialmente costosi, sfruttando l'automazione per ridurli; 
• Volume e scalabilità: scopri i processi onerosi che tendono a sovraccaricare le risorse umane e utilizza l'automazione per gestire l'impegno e ottenere massima scalabilità; 
• Feedback e iterazione: esamina i processi che richiedono costante feedback e aggiustamenti per automatizzarli con sistemi di apprendimento automatico o algoritmi di ottimizzazione. 

Incorporando questi criteri nella valutazione dei tuoi processi aziendali, puoi delineare una mappa delle operazioni da rivoluzionare con i workflow di automazione. 

Valutare soluzioni software e piattaforme ottimali per realizzare il workflow di automazione 

Per creare workflow che rendano più efficienti le tue strategie B2B, è cruciale la scelta della giusta soluzione di automazione. Il mercato offre una vasta gamma di alternative, ma per trovare quella adatta alle proprie necessità è necessario valutare alcuni espetti: 

• Analisi delle esigenze: definire chiaramente le esigenze tecniche specifiche del tuo business; 
• Flessibilità e integrazione: la soluzione ideale deve facilmente integrarsi con gli altri sistemi già in uso, garantendo una collaborazione armoniosa tra strumenti; 
• Scalabilità: assicurati che la piattaforma scelta possa evolvere con te, adattandosi a volumi crescenti e a nuove esigenze; 
• Supporto e affidabilità: valuta la reputazione del fornitore in termini di supporto clienti e uptime della piattaforma. Ogni minuto di inattività ha ripercussioni significative; 
• Costo-efficienza: bilancia funzionalità e costi, scegliendo il tool che offre il miglior rapporto qualità-prezzo per le tue specifiche esigenze. 

Ricorda: la soluzione perfetta deve rispecchiare e potenziare la visione strategica dell'azienda. 

Sfruttare il design modulare per creare workflow di automazione più funzionali 

L'approccio modulare nel design dei workflow di automazione è un pilastro fondamentale per strategie B2B efficaci e resilienti: prevede la scomposizione di un sistema complesso in parti più piccole e gestibili. Ognuna di esse funziona in autonomia ma, quando interconnessa, partecipa al sistema integrato. Nel caso dei workflow, significa progettare processi divisi in blocchi specifici, ognuno con funzioni precise, per rendere il sistema più flessibile e scalabile. I vantaggi di questo approccio sono:  

• Agilità operativa: consente implementazioni o modifiche veloci, adeguandosi subito alle mutevoli esigenze del business; 
• Integrazione facile: l'introduzione di funzionalità o l'interazione con sistemi esterni diventano rapide; 
• Manutenzione semplificata: i problemi possono essere isolati e risolti senza fermare l'intero sistema; 
• Scalabilità su misura: è possibile espandere il workflow di automazione in base alle esigenze aziendali, aggiungendo singoli moduli senza stravolgere l'architettura esistente; 
• Ottimizzazione continua: l'indipendenza dei moduli favorisce test e affinamenti mirati, assicurando che ogni componente lavori al massimo potenziale. 

Mappare i workflow di automazione per scovare eventuali problematiche 

Per progettare i workflow di automazione è utile creare un diagramma di flusso, uno strumento grafico in grado di offrire una visione chiara dell'intera sequenza operativa ed evidenziare possibili inefficienze. Identifica infatti: 

• Azione: passaggi o compiti da eseguire, come "Compila modulo d'ordine"; 
• Decisione: punti di biforcazione basati su criteri o condizioni, ad esempio, "Il pagamento è stato approvato?"; 
• Risultato: l'output di azioni o decisioni, come "Ordine spedito". 

Collegando queste componenti con delle frecce, si ottiene una mappa chiara del workflow di automazione che assicura; 

• Visione chiara: le dipendenze e interconnessioni tra fasi diventano rapidamente intuibili; 
• Identificazione tempestiva: i colli di bottiglia o gli step superflui vengono anticipati; 
• Ottimizzazione: i punti di miglioramento si conoscono a colpo d'occhio; 
• Comunicazione: il dialogo tra i team è agevolato, fornendo una visione omogenea del flusso; 
• Iterazioni perfezionate: una volta attivato il workflow, il diagramma orienta le future ottimizzazioni. 

Integrazione dei sistemi esistenti nel workflow di automazione 

L'incorporazione dei sistemi aziendali nei nuovi processi di automazione è una fase delicata e centrale. L'interoperabilità tra le diverse piattaforme è fondamentale per un efficace processo di automazione B2B. Ogni strumento, dal CRM all’ERP, custodisce preziosi dati e funzionalità che, se integrati correttamente, possono potenziare il valore del tuo workflow. Come realizzare un’integrazione senza intoppi? Innanzitutto, è essenziale condurre un’analisi minuziosa delle API, i canali che permettono ai vari sistemi di interagire e scambiarsi informazioni. È fondamentale assicurarsi che siano compatibili e che la comunicazione avvenga in modo sicuro. In secondo luogo, è vitale evitare la frammentazione delle informazioni, garantendo un flusso di dati costante e coeso, senza barriere tra i diversi sistemi. Infine, è possibile valutare l’utilizzo di strumenti middleware che funzionano come ponti, facilitando lo scambio di informazioni tra vari software. Un’integrazione attenta è la chiave per rendere il tuo workflow di automazione solido e flessibile.  

Curare con attenzione la sicurezza dei dati nei workflow di automazione 

Un’architettura sicura è alla base di ogni strategia B2B che punti all’eccellenza, e garantire la sicurezza dei dati è un imperativo nel design dei workflow di automazione. Come assicurare una protezione efficace? In primis, con la cifratura. Ogni bit di informazione che fluisce attraverso i tuoi workflow di automazione deve essere protetto da accessi indesiderati. Inoltre, l'adozione di protocolli avanzati di autenticazione e autorizzazione impedisce intrusioni non autorizzate. Effettuare regolari backup e piani di recupero dati assicura che, anche in caso di guasti o attacchi, le operazioni possano riprendere rapidamente. È essenziale, infine, formare continuamente il team perché l'elemento umano rimane spesso il più vulnerabile. Educare il personale sulle best practice di sicurezza significa consolidare la prima linea di difesa. 

Un workflow di automazione sicuro non solo protegge l'azienda ma rafforza anche la fiducia dei partner e dei clienti. 

Testare e ottimizzare il workflow di automazione per perfezionarlo 

I workflow di automazione, pur essendo strumenti potenti, necessitano di continue revisioni e fasi di affinamento. Prima di renderli operativi, è infatti cruciale testarli in ambienti di simulazione come sandbox o staging. Parliamo di spazi isolati che replicano la realtà, in cui è possibile inserire vari input, simulare differenti scenari e verificare come il sistema reagisce per assicurarci che ogni passaggio funzioni come previsto. Una volta individuati eventuali intoppi, errori o inefficienze, inizia la fase di ottimizzazione. Si tratta di apportare le necessarie correzioni, migliorare i tempi di risposta e assicurare che il workflow di automazione sia scalabile secondo le esigenze del business. L'ottimizzazione non termina con il primo round di test: il mercato B2B è in continua evoluzione e ciò che oggi è efficiente, domani potrebbe non esserlo. Di conseguenza, è fondamentale adottare un approccio ciclico: implementare, testare, ottimizzare e ricominciare. 

Monitorare e analizzare i risultati del workflow di automazione per misurarne le performance 

Testare i workflow di automazione prima di implementarli non basta: è necessario misurarne incessantemente le performance una volta in utilizzo per scoprire quanto effettivamente stiano contribuendo agli obiettivi aziendali. Come riuscirci? Con l'utilizzo di: 

• KPI: definisci metriche specifiche per il tuo settore e obiettivi. Che si tratti di tempi di risposta, volumi di transazione o tassi di errore, stabilire KPI chiari assicura una misura oggettiva del successo; 
• Strumenti di Analytics: utilizza piattaforme analitiche che raccolgono gli insight in tempo reale, fornendo una visione chiara di come funziona il workflow; 
• Audit regolari: effettua revisioni periodiche dei workflow per garantire che rispondano alla continua evoluzione delle esigenze aziendali; 
• Feedback dell'utente: raccogli i pareri degli utenti per comprendere come il sistema viene percepito e come migliorarlo; 
• Confronto con la concorrenza: esamina come i competitor gestiscono i loro workflow di automazione, così da trovare punti di forza o debolezza nella tua strategia. 

Valutare il rendimento dei workflow di automazione 

Come verificare che i workflow di automazione portino un ritorno tangibile? Determinare il ROI è fondamentale. Questi i passaggi base per riuscirci: 

• Definizione dei costi: elenca tutti i costi correlati, dall'implementazione alla manutenzione, passando per la formazione del team e gli aggiornamenti; 
• Valutazione dei benefici: osserva non solo i risparmi diretti ma anche vantaggi meno tangibili, come l'accuratezza della strategia e la soddisfazione del cliente; 
• Utilizzo della formula del ROI: [(Beneficio netto - Costo dell'investimento) / Costo dell'investimento] x 100. Questo calcolo ti fornirà una chiara percentuale del rendimento; 
• Analisi dei Risultati: un ROI positivo sottolinea un investimento ben fatto, ma è cruciale interpretarlo in relazione agli obiettivi e al contesto settoriale; 
• Revisioni periodiche: l'ecosistema B2B è in costante evoluzione. Esegui calcoli regolari per garantire che il tuo workflow di automazione resti ottimale. 

Valutare il ROI assicura che i workflow di automazione sostengano efficacemente la visione aziendale. 

L’arte di progettare workflow di automazione per le tue strategie B2B 

Navigare con successo nel panorama B2B richiede una combinazione di visione strategica, intuizione e utilizzo efficace della tecnologia. Tra gli strumenti più potenti a nostra disposizione, i workflow di automazione si distinguono come alleati imprescindibili per potenziare l'efficienza e ridurre gli sprechi operativi: sono simbiosi di tecnologia e intuizione e creano percorsi che ottimizzano ogni interazione tra aziende per rapporti B2B proficui. Nella loro complessa progettazione, ogni nodo, ogni biforcazione, ogni interazione mappata è il frutto di analisi e strategie mirate, progettate per elevare l'efficienza e cementare relazioni d'affari durature. Con i workflow di automazione ben congegnati, non solo si automatizzano compiti risparmiando tempo e sforzi, ma si dà forma a una visione, traducendo strategie complesse in azioni tangibili che guidano l'azienda verso una crescita sostenibile.